ÇALIŞAN ADAYI KİŞİSEL VERİ İŞLEMESİ AYDINLATMA BEYANI VE AÇIK RIZA FORMU

Değerli Çalışan Adayı;

Şirketimize gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz.
Bu beyan yapmakta olduğunuz ya da yapacağınız iş başvurunuz sırasında bizimle paylaşacağınız özgeçmişiniz ve/veya çalışma özetinizde yer alan veya aday değerlendirme sürecimizin daha sonraki aşamalarında bizimle paylaşabileceğiniz kişisel verilerinizin işlenmesi konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) m. 10 çerçevesinde aydınlatılmanızı sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Kişisel verilerinizin işlenmesi açısından Kanun kapsamında veri sorumlusu SOCAR Turkey Enerji A. Ş. olup (“SOCAR Türkiye” veya “Şirket”), bu Beyana konu işleme süreç ve faaliyetleri SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları Departmanı (“SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları”) ile SOCAR Türkiye İş Destek Departmanı’na bağlı Güvenlik Koordinatörlüğü (“SOCAR Türkiye Güvenlik”) tarafından yürütülmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI NELERDİR?

İş başvurusu yapmak amacıyla bizimle paylaşacağınız özgeçmişinizde ve/veya çalışma özetinizde yer alan kişisel verilerinizi ve aday değerlendirme sürecimizin sonraki aşamalarına geçtiğiniz takdirde sizden isteyebileceğimiz bazı ek kişisel verilerinizi (aşağıda belirtildiği üzere) aşağıdaki amaçları gerçekleştirmek için işleyebiliyoruz:

• aday değerlendirme sürecinin yönetilmesi ile işe uygunluk analizlerinin yapılması;
• işe alım / istihdam, iş akdi kurulduğu takdirde sunulacak ücret ile sağlanacak yan haklar ve menfaatlere yönelik ön-planlama süreci yönetimi, personel temin süreçlerinin yürütülmesi, stajyer ve/veya öğrenci temini, yerleştirilmesi ve operasyon süreçlerinin planlanması ve/veya icrası;
• iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası;
• çalışan adayı uygunluk kontrolü akış sürecinin yönetilmesi;
• yetkili kuruluşlar ile kanun gereği paylaşımı zorunlu bilgilerin paylaşılması (yukarıdakilerin hepsi birlikte “Amaçlar”).

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ TOPLAR, İŞLER VE SAKLARIZ?

Amaçları gerçekleştirmek için:

1. Resmi SOCAR Türkiye İnternet Sitesi (www.socar.com.tr), e-posta, sosyal medya kanalları gibi çeşitli elektronik ortamlardan yararlanarak, ya da fiziki olarak elden ileteceğiniz/ilettiğiniz özgeçmişiniz ve/veya çalışma özetinizde yer verdiğiniz kişisel verilerinizi ve

2. İlk başvuru aşamasında olumlu değerlendirilip, aday değerlendirme sürecimizin sonraki aşamalarına geçtiğiniz takdirde, çalışan adayı uygunluk kontrolü akış sürecimizi tamamlayabilmek adına sizden isteyebileceğimiz eğitim/diploma belgeleri, ikametgah senedi ve adli sicil kaydı gibi kişisel verileri (yukarıdaki 1. maddede açıklanan kişisel verilerle birlikte “Çalışan Adayı Kişisel Verileri”) toplar, işler ve saklarız. Bu verilerinizi bizimle paylaşmak zorunda değilsiniz. Ancak bu veriler paylaşılmadığı takdirde olağan ve yerleşmiş süreçlerimiz dahilinde yapacağımız değerlendirmelerimizin eksik kalacağını ve bu durumun sonuca yansıyabileceğini bilmenizi isteriz.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik kapsamında Çalışan Adayı Kişisel Verileri açısından “İlgili Kullanıcılar” SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları ve SOCAR Türkiye Güvenlik’tir.

ÇALIŞAN ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİ TOPLAMA, İŞLEME VE SAKLAMA YÖNTEMLERİ NELERDİR?

Yukarıda belirtilen Amaçları gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğumuz Çalışan Adayı Kişisel Verilerini fiziki olarak ve/veya elektronik ortamda (e-posta, telefon veya elektronik ortamda yapılacak anketler gibi diğer yöntemlerle) toplayıp, saklayabiliyoruz.

Çalışan Adayı Kişisel Verilerini elektronik ve/veya fiziki ortamlarda dijital olarak ya da kağıt üzerinde, SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları ile SOCAR Türkiye Güvenlik Koordinatörlüğü ile ve ve zamanına uygun şekilde yine SOCAR Türkiye İş Destek Departmanı’na bağlı bir birim olan yeri Arşiv ve Dokümantasyon birimi tarafından ulaşılabilecek şekilde, 5 Yıl süresince saklıyoruz.

Çalışan Adayı Kişisel Verilerinin bazılarını, adaylık durumu olumsuz sonuçlansa bile, aday havuzu oluşturmak ve gelecekte bir ihtiyacın doğması halinde tekrar kullanmak üzere İnsan Kaynaklarının belirleyeceği süre kadar saklayabiliyoruz.

Adaylık durumunuzun olumlu sonuçlanıp, iş akdinizin kurulması durumunda ise, adaylık sürecinde topladığımız Çalışan Adayı Kişisel Verilerini sizin için SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları tarafından açılan özlük dosyasına aktarıyoruz ve orada saklıyoruz. Bu işlemle ilgili detaylı bilgiler iş akdinizin kurulmasının söz konusu olması halinde sizinle ayrıca paylaşılacaktır.

Başka bir gerekçe veya hukuki sebep olmaması halinde işlenme amaçları ortadan kalkan kişisel verilerinizi mümkün olan en kısa sürede ancak her halde, söz konusu yükümlülüğün doğmasından itibaren altı (6) ay içerisinde siliyor, yok ediyor veya anonim hale getiriyoruz.

ÇALIŞAN ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİ BAŞKALARI İLE PAYLAŞIYOR MUYUZ?

Çalışan Adayı Kişisel Verilerini yukarıda belirtilen Amaçları gerçekleştirmek üzere ve ancak gerekli olduğu ölçü ve oranda, çeşitli alanlarda destek veya hizmet aldığımız üçüncü kişilerle (çeşitli ülkelerde sunucuları bulunabilecek bulut bilişim hizmeti sağlayıcıları da dahil) veya iş gücünün en verimli şekilde planlanması amacıyla SOCAR Türkiye grubu içerisindeki diğer şirketlerle ve kanunen yetkili kurum ve kuruluşlarla paylaşabiliyor, yurtiçinde veya yurtdışında işleyebiliyoruz.

ÇALIŞAN ADAYI KİŞİSEL VERİLERİNİN GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN ÖNLEMLER NELERDİR?

Çalışan Adayı Kişisel Verileri dahil her türlü kişisel verinin hukuka aykırı olarak işlenmemesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmemesini ve kişisel verilerin güvenli şekilde saklanmasını sağlamak amacıyla, SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları ile SOCAR Türkiye Güvenlik’in gözetimi ve denetimi altında gerekli tüm fiziki, hukuki ve teknolojik tedbirleri alıyor, makul ölçülerle gerekli tüm denetim çalışmalarını yapıyoruz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZE İLİŞKİN SAHİP OLDUĞUNUZ HAKLAR NELERDİR?

Çalışan Adayı Kişisel Verileri dahil tüm kişisel verilerinizle ilgili olarak Kanun uyarınca aşağıdaki hakları kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse, nasıl işlendiğine ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve kişisel verilerinizin işlenme amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini talep etme,
• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• İlgili mevzuat uyarınca yapılan düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle sizin aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde, zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıdakilerle ilgili detaylı bilgi için hr@socar.com.tr e-posta adresini kullanarak SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları Departmanı ile socar.fiziki-guvenlik@socar.com.tr e-posta adresini kullanarak SOCAR Türkiye Güvenlik Koordinatörlüğü ve compliance@socar.com.tr e-posta adresini kullanarak SOCAR Türkiye Uyum Departmanı ile iletişime geçebilirsiniz. Ancak Kanun ve ilgili alt mevzuatın öngördüğü şekil ve içerik şartları gözetilmeksizin iletilen istekler SOCAR Türkiye tarafından dikkate alınmayabilir.

SOCAR Turkey Enerji A.Ş.’nin kişisel verilerimi yukarıda belirtilen amaçlar çerçevesinde işlemesi konusunda bilgilendirildim.

Açık rıza beyanı (sadece açık rıza gerektiren verileriniz için):

SOCAR Türkiye Çalışan Adaylarına Yönelik Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Beyanını okudum ve kişisel verilerimin bu Beyan kapsamında işlenmesini onaylıyorum.

Ad Soyadı/
İmza/
Tarih/

İmzalamış olduğunuz bu Beyan iş başvurunuzu tamamlamak için bizimle paylaştığınız diğer belgelerle birlikte iş gücü havuzu yönetimimizin bir gereği olarak makul bir süre boyunca İnsan Kaynakları ile SOCAR Türkiye Güvenlik ve/veya yine aynı departmana bağlı Arşiv ve Dokümantasyon birimi tarafından saklanacaktır.

STATEMENT ON PERSONAL DATA PROCESSING OF CANDIDATE EMPLOYEES AND EXPLICIT CONSENT FORM

Dear Candidate Employee;

Thank you for your interest in our Company.

This statement has been prepared in accordance with article 10 of the Law No. 6698 on Protection of Personal Data (“Law”) to inform you about the processing of personal data you will share with us in your resume or curriculum vitae during your job application or other personal data you may share with us in the later stages of our candidate evaluation process. For the purpose of processing your personal data, the data controller, as defined under the Law, is SOCAR Turkey Enerji A.Ş. (“SOCAR Turkey” or the “Company”), and all activities relating to the processing described in this Statement are performed by the SOCAR Turkey Human Resources Department (“SOCAR Turkey Human Resources”) and Security Coordination Unit under the SOCAR Turkey Business Support Department (“SOCAR Turkey Security”).

WHY DO WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA?

We may process your personal data disclosed in your resume or curriculum vitae that you will share with us in order to file a job application with our Company and additional personal data (as explained below) we may request from you if you qualify to pass on to the later stages of our candidate evaluation process for the following purposes:

• managing candidate evaluation process and carrying-out job-appropriateness assessments;
• carrying out recruitment/ employment processes, managing pre-planning processes with respect to salaries, side benefits and allowances to be provided if and when an employment contract is established, recruitment and placement of interns and/or students, planning and/or performing the operational activities;
• planning and performing the business continuity activities;
• managing pre-employment check process;
• providing information to official authorities as and when required by the legislation (all of the above together the “Purposes”).

WHAT KIND OF PERSONAL DATA DO WE COLLECT, PROCESS AND STORE?

To fulfill the Purposes we may collect, process and store:

1. The personal data you placed in your resume or curriculum vitae that you share with us through electronic channels such as official SOCAR Turkey Website (www.socar.com.tr), e-mail, and social media, or by hand-delivery; and

2. If you qualify to pass-on to the later stages of our candidate evaluation process as an affirmative result of the initial evaluation; further documents we may request from you such as; education certificates/diplomas, residence certificates and criminal records (will be referred as the “Candidate Employee Personal Data” together with the personal data explained under Item 1 above) to manage and complete our pre-employment check process. It is not mandatory to share the personal data mentioned herein. However please be informed that in the absence of such data, our evaluation based on our routine and established processes will be incomplete and such incompletion may reflect on the outcome of the evaluation.

For the purposes of the Regulation on Deletion, Destruction or Anonymizing of Personal Data, “Related Users” of the Visitor Personal Data are the SOCAR Turkey Human Resources and SOCAR Turkey Security.

HOW DO WE COLLECT, PROCESS AND STORE THE CANDIDATE EMPLOYEE PERSONAL DATA?

We collect the Candidate Employee Personal Data in line with the Purposes explained above when you share them with us in physical and/or electronic environments (using methods such as surveys made via e-mails, by telephone or in the electronic environment).

We store such personal data in electronic and/or physical platforms digitally or on paper in manners that can only be accessed by the SOCAR Turkey Human Resources and SOCAR Turkey Security and by Archive and Documtation Unit under SOCAR Turkey Business Department also, if and when applicable based on the process and for 5 years periods.

We may store some of the Candidate Employee Personal Data even if your candidacy process ends in a negative way to create a candidate pool to be used for future vacancies for a term of needed.

If your candidacy process ends in an affirmative way, we transfer your Candidate Employee Personal Data to your employee file which will be opened by the SOCAR Turkey Human Resources when an employment contract is established. Further details of this process will be shared when and if an employment contract is established.

We delete, destroy or anonymize your personal data when it is no longer required or necessary under a statutory or otherwise legitimate interest as soon as possible but within six (6) months following the date on which the obligation arises.

DO WE SHARE THE CANDIDATE EMPLOYEE PERSONAL DATA WITH OTHERS?

We may share the Candidate Employee Personal Data to realize the above mentioned Purposes to the extent required and proportionate; with third parties providing support or services (including cloud service providers with servers in various countries) to us in various matters, or with affiliates of SOCAR Turkey to ensure the most efficient workforce planning, and with legally authorized organizations and institutions, and process them locally or abroad.

WHAT MEASURES DO WE TAKE TO PROTECT THE CANDIDATE EMPLOYEE PERSONAL DATA?

We take all necessary and adequate physical, legal and technologic measures and perform all necessary inspections with due care to ensure that the personal data, including but not limited to the Candidate Employee Personal Data are not illegally processed or accessed, and to procure that your personal data are stored in a secure manner within the supervision of the SOCAR Turkey Human Resources and SOCAR Turkey Security.

WHAT ARE YOUR RIGHTS ABOUT YOUR PERSONAL DATA?

To legally protect your personal data including but not limited to the Candidate Employee Personal Data, you may exercise the following rights under the Law:

• Obtaining information as to whether your personal data has been processed or not,
• Obtaining information on how your personal data is processed,
• Obtaining information on the purpose of processing your personal data and as to whether it was used in accordance with the purpose,
• Obtaining information on local and foreign third parties who were transferred your personal data,
• Demanding correction if your personal data were processed inaccurately or incompletely,
• Demanding deletion or destruction of your personal data in accordance with the conditions stipulated in the applicable legislation,
• Demanding notification of deletion, correction and destructions made in accordance with the applicable legislation to third parties,
• Filing objection against unfavorable results obtained through analysis of your personal data using automatic systems only and
• Claiming compensation of losses and damages that may arise from illegal processing of your personal data.

You may contact SOCAR Turkey Human Resources Department at hr@socar.com.tr and Security Coordination Unit at socar.fiziki-guvenlik@socar.com.tr as well as SOCAR Turkey Compliance Department at compliance@socar.com.tr for further information. However requests filed without observing the statutory requirements under the Law and its secondary legislation with respect to due process and content may be disregarded.

I have been informed about the processing of my personal data by SOCAR Turkey Enerji A.Ş. for the above mentioned Purposes.

Explicit consent statement (only for the data which requires explicit consent):

I read the Statement on Processing Personal Data of SOCAR Turkey Employee Candidates and accept the processing of my personal data within the scope of this Statement.

Name Surname
Signature
Date

This Statement you signed will be stored in the file which will be kept by the SOCAR Turkey Human Resources and SOCAR Turkey Security and/or Archive and Documentation Unit to manage our labor force pool together with other documents you will share with us to finalize your job application with us for a reasonable amount of time.