FORD OTOMOTİV SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN ÇALIŞAN SEÇME/YERLEŞTİRME SÜREÇLERİ KAPSAMINDA İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

(“Aydınlatma Metni”)

Ford Otomotiv Sanayi Anonim Şirketi (“Ford Otosan” veya “Şirket”) kişisel verilerinizin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, güvenli ve şeffaf bir biçimde işlenmesine büyük önem vermekte olup işbu Aydınlatma Metni kişisel verilerinizin ne şekilde ve hangi amaçlarla işlendiğini ve bu konudaki tercihlerinizi nasıl yönetebileceğinizi açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Aşağıda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca veri sorumlusu olan Şirketimiz, Ford Otosan, tarafından yürütülen aşağıda belirtilen çalışan seçme/yerleştirme süreçleri kapsamında kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği ve aktarıldığına ve kişisel verilerinize ilişkin haklarınıza dair detaylı açıklamaları bulabilirsiniz.

a)    Şirketimiz hangi kişisel verilerinizi, hangi amaçlarla işlemektedir?

Kanun’un 5’inci ve 6’ncı maddelerine dayalı olarak elde edilen kişisel verileriniz (“Kişisel Verileriniz”) aşağıda belirtilen işleme amaçlarıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenmektedir.

Çalışan seçme/yerleştirme süreçleri

Kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, özlük bilgileriniz, eğitim ve mesleki deneyim bilgileriniz, görüntü ve ses kayıtlarınız, askerlik durum bilginiz, seyahat engel durum bilginiz, ehliyet bilgileriniz, başvurulan pozisyon bilginiz, mülakat sonuç bilginiz (tarafınıza yöneltilen test ve değerlendirme sonuçları), ücret beklentisi bilginiz, çalışma izin durumunuz, sağlık bilgileri, ceza mahkumiyeti (sabıka kaydı), aktif araç kullanım durumunuza ilişkin bilgi, referans bilgileriniz, başvuru sırasında size yöneltilen sorulara vermiş olduğunuz cevaplar ve özgeçmişinizde yer alan verileriniz çalışan seçme/yerleştirme süreçleri faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir.

-        Şirket’in insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi,

-        Şirket’in ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temininin sağlanması,

-        Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi,

-        Çalışan adayının detaylı profilinin/özgeçmişinin incelenmesi; adayın yabancı dil sınavı yapacak kuruma yönlendirilmesi, ilgili pozisyon için uygunluk durumunun anlaşılması için bölüm yöneticileri ve insan kaynakları birimi ile görüştürülmesi; tanımlanan göreve uygunluğunu ölçmek için yetkinlik testi, kişilik envanteri vb. testlerin yapılması,

-        Koç Kariyerim üzerinden başvuruya devam etmeniz halinde, açık rızanızı vermeniz halinde ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi amacıyla video mülakatınızın kayda alınması,

-        Çalışan adayların başvuru süreçlerinin ve Şirket işe alım kriterleri dahilinde seçim süreçlerinin yürütülmesi,

-        İş başvurunuza ilişkin tarafınızla iletişime geçilmesi,

-        Uygun adaylar ile mülakat süreçlerinin yürütülmesi,

-        Yabancı dil sınavı, genel yetenek sınavı, kişilik envanteri testi ve değerlendirme merkezi uygulamasının yapılması ve sınav / test süreçlerinin yürütülmesi,

-        Özgeçmişinizde yer vermiş olduğunuz referans kişileriyle tarafınızca sağlanan bilgilerin teyit edilmesi ve referans kontrolünün sağlanması,

-        Gelecekte doğması muhtemel iş fırsatlarından faydalanmanızın sağlanması.

Yönetim ve mevzuata uyum faaliyetleri

Kişisel verileriniz yukarıda belirtilen hizmetlerin sağlanmasına yönelik iş ve yönetim faaliyetlerini yürütülmesi ve yürürlükteki mevzuata uygun hareket edilmesi kapsamında aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir.

-        Yukarıda belirtilen faaliyetlere ilişkin toplanan kişisel verilerin bu süreçlerin icrası kapsamında saklama faaliyetlerinin yürütülmesi,

-        Yukarıda belirtilen faaliyetler kapsamında toplanan kişisel verilerin saklandığı ortamlarda bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,

-        Yukarıda belirtilen tüm faaliyetlerinin yürürlükteki mevzuata uygun yürütülmesi,

-        Hukuken yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, hukuk işlerinin takibi ve gereken durumlarda savunma hakkımızın kullanılması.

Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere; www.fordotosan.com.tr/documents/Kurumsal_Politikalar/Ford-Otosan-KVK-Islenmesi-Politikasi.pdf internet adresinde kamuoyu ile paylaşılmış olan Ford Otomotiv Sanayi Anonim Şirketi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ndan ulaşabilirsiniz. 

b)    Şirketimiz kişisel verilerinizi kimlere, hangi amaçlarla aktarabilecektir? 

İşbu Aydınlatma Metni altında bahsedilen şekilde toplanan tüm kişisel veriler, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde, aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilmektedir:

-        Yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda çalışan seçme/yerleştirme faaliyetleri kapsamında elde edilen kişisel verileriniz, Şirket’in insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi amaçlarıyla hissedarlarımıza aktarılmaktadır.

-        Kimlik, iletişim ve özgeçmiş verileriniz, yabancı dil sınavı, genel yetenek sınavı, kişilik envanteri testi ve değerlendirme merkezi uygulamasının yapılması ve sınav / test süreçlerinin yürütülmesi amacıyla bu alanda faaliyet gösteren danışmanlık firmalarına aktarılabilecektir.

-        Peoplise üzerinden başvuruya devam etmeniz halinde, kimlik, iletişim ve özgeçmiş verileriniz, ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi amacıyla dil testi hizmeti veren ve yurt dışında bulunan tedarikçimize aktarılabilecektir.

-         Peoplise üzerinden başvuruya devam etmeniz halinde, kimlik, iletişim ve özgeçmiş verileriniz, ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi ve vaka analizi uygulamasının yapılması amaçlarıyla bu alanda hizmet veren ve yurt dışında bulunan tedarikçimize aktarılabilecektir.

-        Koç Kariyerim üzerinden başvuruya devam etmeniz halinde, kimlik, iletişim ve özgeçmiş verileriniz, ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi amacıyla dil testi ve envanter çalışması hizmeti veren ve yurt dışında bulunan tedarikçimize aktarılabilecektir.

-        Koç Kariyerim üzerinden başvuruya devam etmeniz halinde, kimlik ve iletişim verileriniz, ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi amacıyla video mülakat mecrasını sağlayan ve yurt dışında bulunan tedarikçimize aktarılabilecektir.

-        Yukarıda belirtilen faaliyetlerin icra edilmesi amacıyla toplanan tüm kişisel verilerinizin saklama faaliyetlerinin yürütülmesi ve teknik altyapı hizmeti alınması amacıyla bu alanlarda faaliyet gösteren ve yurtdışında bulunan tedarikçi firmalara ve bulut tabanlı Microsoft Ireland Operations Limited’e aktarılmakta ve bu firmalar bünyesinde saklanmaktadır.

-        Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz faaliyetlerin yürürlükteki mevzuata uygun yürütülmesi, hukuken yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve hukuk işlerinin takibi ve gereken durumlarda savunma hakkımızın kullanılması amaçlarıyla ilgili bakanlıklar, mahkemeler, icra daireleri dahil hukuken yetkili özel kişi ve kuruluşlara ve hukuken yetkili kamu kuruluşlarına aktarılabilmektedir.

c)    Şirketimiz kişisel verilerinizi hangi yöntemler ve hangi hukuki sebeplerle elde etmektedir?

Yukarıda bahsedilen amaçlarla işlenen tüm kişisel verileriniz, (i) tarafınızca sözlü ve/veya yazılı olarak, fiziki ve/veya elektronik ortamda şahsen sunulması suretiyle, (ii) Şirketimiz internet siteleri ve mikrositelerinde bulunan formların tarafınızca doldurulması suretiyle , (iii) sosyal medya sitelerinde yer alan formların doldurulması ve/veya sosyal medya siteleri üzerinden başvurulması halinde (Kariyer.net, LinkedIn vb.), (iv) Şirketimiz ile gerçekleştirdiğiniz telefon ve çağrı merkezi görüşmeleri ile SMS, e-posta ve diğer iletişim vasıtaları aracılığıyla ve/veya yapılan görüşmeler esnasında tarafınızca şahsen verilmesi suretiyle, (v) referans aramaları vasıtasıyla ve (vi) Koç Kariyerim, Peoplise gibi platformlar aracılığıyla Şirketimiz tarafından elde edilmektedir.

Şirketimiz tarafından yukarıda bahsedilen amaçlarla ve yöntemlerle toplanan kişisel veriler Kanun’un 5. ve 6. maddeleri kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayalı olarak işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir:

·       Yukarıda belirtilen faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında elde edilen kişisel verileriniz “sözleşmenin kurulması ve ifası”, “kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi” ve “meşru menfaatimizin bulunması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmekte ve yukarıda belirtilen kişi ve kuruluşlara aktarılmaktadır.

·       Kimlik, iletişim ve özgeçmiş verileriniz, ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi amacıyla Kanun uyarınca sağlanan uygun güvenceler kapsamında “meşru menfaatimizin varlığı” ve “sözleşmenin kurulması ve ifası” hukuki sebeplerine  dayanılarak dil testi, vaka analizi ve envanter çalışması hizmeti veren ve yurt dışında bulunan tedarikçilerimize aktarılabilecektir.

·       Kimlik ve iletişim verileriniz, ilgili pozisyona uygunluğunuzun değerlendirilmesi amacıyla Kanun uyarınca sağlanan uygun güvenceler kapsamında “meşru menfaatimizin varlığı” ve “sözleşmenin kurulması ve ifası” hukuki sebeplerine  dayanılarak video mülakat mecrasını sağlayan ve yurt dışında bulunan tedarikçimize aktarılabilecektir.

·       Sağlık bilgileriniz çalışan adayların başvuru süreçlerinin ve Şirket işe alım kriterleri dahilinde seçim süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla “kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,” ve “istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

·       Ceza mahkumiyeti (sabıka kaydı) verileriniz, çalışan adayların başvuru süreçlerinin ve Şirket işe alım kriterleri dahilinde seçim süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla “kanunlarda açıkça öngörülmesi” ve “istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

·       Yukarıda belirtilen faaliyetlere yönelik saklama faaliyetlerinin yürütülmesi ve teknik altyapı hizmeti alınması amaçlarıyla işlenen tüm kişisel verileriniz bu alanlarda faaliyet gösteren ve yurtdışında bulunan tedarikçi firmalara ve bulut tabanlı Microsoft Ireland Operations Limited’e Kanun uyarınca sağlanan uygun güvenceler kapsamında “meşru menfaatimizin varlığı” hukuki sebebine dayanılarak aktarılmakta ve bu firmalar bünyesinde saklanmaktadır.

·       Yukarıda belirtilen faaliyetlerin yürürlükteki mevzuata uygun yürütülmesi, hukuken yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve hukuk işlerinin takibi ve gereken durumlarda savunma hakkımızın kullanılması amaçlarıyla işlenen kişisel verileriniz “kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmekte ve yukarıda belirtilen kişi ve kuruluşlara aktarılmaktadır.

d)     Kişisel Veri Sahibinin Kanun’un 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kanun’un 11. maddesine göre, kişisel veri sahipleri;   

·       Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

·       Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·       Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·       Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·       Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·       Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·       İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·       Kişisel verilerin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi www.fordotosan.com.tr/tr/iletisim/kisisel-veri-basvuru-formu internet adresinden kamuoyu ile paylaşılmış olan KVK Başvuru Formu aracılığıyla Ford Otosan’a bildirebilirsiniz.

Ford Otosan, talebin niteliğine göre kişisel veri sahiplerinin taleplerini en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Ford Otosan tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret ilgili mevzuat uyarınca alınabilecektir.

Tarafıma sunulan Aydınlatma Metni’nde belirtilen kişisel verilerimin, gelecek iş fırsatlarında değerlendirilmek üzere Ford Otosan bünyesinde işlenmesine izin veriyorum.